L’admission de la personne au sein des Aigueillères est décidée par la directrice, qui proposera systématiquement un entretien au résident retraité et sa famille. Il s’agit d’un moment privilégié pour présenter l’établissement, mais aussi le projet d'établissement.
Pour la direction, il est en effet nécessaire d’instaurer une relation de confiance entre les familles et l’équipe de la Maison de retraite.
La signature d’un « contrat de séjour » associe ensuite la Maison de retraite au résident, ou son représentant. Conclus pour une durée indéterminée, ces contrats peuvent également porter, le cas échéant, sur des périodes de séjour temporaire dont la durée doit être clairement précisée. Le contrat de séjour impose notamment la constitution d’un dossier administratif.
La rencontre entre la direction, le résident et sa famille permettra de présenter le « Règlement de Fonctionnement » qui régit la vie de l’EHPAD. Dans la droite ligne de sa philosophie plaçant la personne au cœur des préoccupations, la Maison de retraite a en effet instauré un règlement qui respecte les principes inaliénables définis dans la « Charte des Droits et Libertés de la Personne Accueillie », document rédigé par la Fédération Nationale de Gérontologie et adopté par l’Etat qui veille à son application.
La Maison de retraite applique la politique du prix unique, pour un service d'hébergement de qualité au plus juste prix. Cette politique est appliquée depuis les débuts du Groupe E4, selon la volonté des dirigeants qui ont pleinement conscience que leur métier implique une éthique et une morale professionnelle irréprochable. La seule différence dans les prix concerne le tarif accordé aux couples qui feraient le choix d'une chambre double.
Enfin, la Résidence Les Aigueillères s’appuie aussi, pour l’application et le développement de son projet de vie, sur le Conseil de Vie Sociale de l’établissement, chargé de donner son avis et de faire des propositions sur nombre de questions concernant le fonctionnement de l’EHPAD. Ce conseil associe résidents, familles, personnel et organisme gestionnaire.